Przypomnijmy – w lutym 2022 r. wchodzi w życie kolejna część Pakietu Mobilności i z uwagi na to muszą zostać przekształcone do tego czasu również krajowe przepisy dotyczące wynagrodzeń kierowców. Truckerzy działający w ruchu międzynarodowym nie będą już w podróży służbowej, a to oznacza, że nie będą im przysługiwały diety i ryczałty, które dotąd dostawali. Nie oznacza to jednak, że będą zarabiać mniej, bo w dobie deficytu kierowców żaden przewoźnik nie może sobie na to pozwolić.
Zmieni się za to sposób wyliczania tego wynagrodzenia, a co za tym idzie, i inne aspekty działalności finansowo-księgowej w przedsiębiorstwach transportowych.
Terminy wypłat wynagrodzeń do zmiany
Dziś wynagrodzenie kierowcy zawodowego składa się z dwóch części – pierwsza to podstawa, wynosząca zwykle około 3,5 tys. złotych brutto. Resztę stanowią dodatki, zwroty kosztów podróży służbowych – diety i ryczałty, które podnoszą wynagrodzenie całkowite do nawet średnio 8 tys. złotych na rękę.
W związku z takim podziałem wypłata wynagrodzenia zwykle następuje w kilku terminach. Maksymalnie do 10. dnia następnego miesiąca kierowca dostaje jej podstawę. Następnie, w kolejnych dniach, dopłaty za delegacje, które są rozliczane po każdej podróży, zwykle w ciągu 5 dni – tłumaczy Łukasz Włoch, ekspert Grupy Inelo.
W praktyce oznacza to, że jeśli kierowca ma kilka wyjazdów w ciągu miesiąca, to i zwrot kosztów następuje kilka razy.
Kiedy w lutym kierowcy międzynarodowi przestaną być uznawani za pracowników w podróży służbowej, zmienią się terminy wypłaty ich wynagrodzeń. W praktyce przewoźnicy będą mieli do wyboru jeden z dwóch modeli.
Pierwszy polega na tym, że wszystkie części składające się na wynagrodzenie kierowcy, czyli podstawę, płacę sektorową za pracę zagranicą i ewentualne premie, będą musieli wypłacać do 10. następnego miesiąca. Wyliczenie płacy zagranicznej nie będzie jednak proste, ponieważ do tego należy pobrać dane z kart kierowców, znać liczbę ich nieobecności, wprowadzić dane dotyczące przekroczeń granic czy wszystkich załadunków i rozładunków poza Polską – wylicza Włoch. – Nowością będzie również ustalenie wartości ulg składkowo-podatkowych związanych z delegowaniem kierowców – dodaje Kamil Wolański, kierownik działu ekspertów OCRK i INELO.
Drugi model również opiera się na podziale pensji na dwie części, choć tym razem nieco inne. Do 10. następnego miesiąca trzeba będzie przesyłać kierowcy podstawę wynagrodzenia i ryczałty (za godziny nadliczbowe, dyżury i pracę w nocy). Do końca miesiąca z kolei będzie czas na uzupełnienie tego płacami zagranicznymi i ewentualnymi premiami.
Z punktu widzenia przewoźników drugie rozwiązanie będzie prostsze i do niego bym namawiał, ponieważ dzięki niemu będą mieć więcej czasu na wszystkie wyliczenia – radzi Łukasz Włoch.
Zastrzega przy tym jednak, że wybierając ten wariant niezbędne będzie przygotowywanie dwóch list płac. Trzeba również pamiętać, by obie listy brać pod uwagę przy obliczaniu podstawy opodatkowania i ozusowania. A to z tego względu, że podstawę tę będzie można obniżyć.
– Pracodawcy przysługuje bowiem prawo obniżenia podstawy wymiaru składek (ZUS – przyp. red.) o równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą (z zastrzeżeniem, że w przypadku wyższych zarobków podstawa ta nie będzie mogła być niższa niż prognozowane przeciętnie wynagrodzenie wynoszące w 2022 r. 5922 zł) – przypomina ekspert Inelo.
Z kolei jeśli chodzi o obliczenie podstawy opodatkowania, od kwoty brutto przewoźnik będzie odejmował już nie pełną wysokość diet zagranicznych, ale 30 proc. – Przewoźnicy powinni się upewnić, że system biura kadrowo-płacowego jest do tego przygotowany – podkreśla ekspert.
Gotowość systemu kadrowego
Przed lutym, jak to zostało wspomniane, przewoźnik powinien sprawdzić gotowość systemu kadrowego do nadchodzących zmian. – Leży to w jego interesie, ponieważ to on realnie skorzysta na ulgach związanych z obniżeniem podstawy opodatkowania i ozusowania – przekonuje przedstawiciel Inelo.
Istotną kwestią, o którą przewoźnik powinien zapytać producenta oprogramowania kadrowo-płacowego, z którego na co dzień korzysta jest to, czy system umożliwia wyliczenia wynagrodzeń dla pracownika oddelegowanego za granicę.
Jeśli nie, to przed lutym powinien zostać o ten element poszerzony albo będzie, niestety, wymagał wymiany. Różnice dla portfela przewoźnika od lutego 2022 r. będą tak znaczące, że nie zakładam, by ktokolwiek chciał płacić podatek od pełnego wynagrodzenia brutto, bez wspomnianych obniżek – dodaj Łukasz Włoch.
Dziś przewoźnicy często korzystają również z usług lub systemów umożliwiających kontrolę i rozliczanie czasu pracy kierowców, które automatycznie i bez ingerencji użytkownika wyliczają diety, które kierowca powinien otrzymać za pracę za granicą.
W systemie kadrowo-płacowym powinno się więc znaleźć miejsce, gdzie będzie można wpisać informację o dietach tak, aby system, mając dane dotyczące wynagrodzenia brutto pracownika i wspomniane diety, mógł obliczyć niższe podstawy opodatkowania i ozusowania – komentuje Łukasz Włoch.
Poszerzona ewidencja czasu pracy
Poza kwestią rozliczania wynagrodzeń, przewoźnicy powinni przyjrzeć się również zasadom tworzenia ewidencji czasu pracy. Czyli czemuś, co dotąd nie było obowiązkowe w kilku przypadkach jednak od lutego będzie bez wyjątków.
Ewidencja czasu pracy zawiera:
Nowy „Art. 25. 1. Pracodawca prowadzi dla każdego kierowcy ewidencję czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. 2. Ewidencja obejmuje liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbę godzin nadliczbowych, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.”
Dotychczas przewoźnicy, którzy tworzyli taką ewidencję korzystali ze specjalistycznych systemów. Powinni się więc upewnić, że narzędzie to będzie przygotowane do zamieszczania nowych informacji, które wcześniej nie były wpisywane. Mowa o notowaniu każdego dyżuru, wraz z podaniem godziny jego rozpoczęcia i zakończenia, oraz informacji, czy był wykonywany w miejscu zamieszkania czy poza nim.
Nowością będzie również czas przechowywania ewidencji. Niezależnie od tego czy w formie papierowej, czy elektronicznej będziemy musieli je trzymać przez okres 10 lat – dodaje Łukasz Włoch.