Precyzyjne planowanie okien czasowych dla załadunku i rozładunku pojazdów pozwala lepiej wykorzystać istniejące zasoby przedsiębiorstwa i minimalizować ryzyko spiętrzenia prac. W sukurs gospodarzom obiektów przychodzą systemy YMS (Yard Management System).
Dzisiaj o tym, jak wdrażać takie systemy i ile to będzie kosztować?
Planowanie dokowania bywa kłopotliwe. Wykorzystanie rozwiązań informatycznych do tego celu, a konkretnie YMS pozwala zaoszczędzić 60-90 proc. czasu, zarówno samym planistom, jak i dostawcom i przewoźnikom. Praktyka pokazuje, że czas oczekiwania na za- lub rozładunek może się zmniejszyć nawet o 40-70 proc.
Decyzja o wdrożeniu systemu YMS nie może być jednak pochopna. Powinna ją poprzedzić szczegółowa analiza sytuacji i potrzeb danego przedsiębiorstwa. Zidentyfikowanie rzeczywistych źródeł problemów pozwala ustalić, czy rozwiązanie klasy YMS rzeczywiście jest najlepszym wyborem.
W toku analizy okazuje się bowiem niekiedy, że lepszą odpowiedź na problemy przedsiębiorstwa stanowią moduły systemów WMS lub TMS, albo niewielkie aplikacje służące np. zarządzaniu oknami czasowymi.
Specjaliści z Logintegra podkreślają, że Okna czasowe to rozwiązanie, które można stosować praktycznie w każdym sektorze, jak dotąd usprawniło pracę magazynów w przedsiębiorstwach z branży RTV i AGD, farmaceutycznej, budowlanej, chemicznej, rolniczej, spożywczej, drzewnej oraz u światowego lidera w produkcji transformatorów. Za każdym razem system jest dostosowywany do specyfiki i potrzeb klienta, a etap wdrożenia poprzedzają warsztaty projektowe. Wynikiem warsztatów jest szczegółowy projekt systemu – to pozwala wspólnie przemyśleć i dokładnie opisać, jak powinien zostać skonfigurowany, aby praca na nim przynosiła jak najwięcej korzyści, a jego obsługa dla nowych użytkowników była szybka i intuicyjna.
Koszty związane z uruchomieniem okien czasowych dzielimy na dwie składowe – koszt dostosowania i wdrożenia aplikacji, oraz późniejsze opłaty za utrzymanie systemu. Dokładne przygotowanie projektu ostatecznie zmniejsza ilość, a co za tym idzie koszt prac dodatkowych/ zmian. Wynikają one często z pośpiechu i zbyt pochopnego założenia, że „przecież proces jest prosty, to tylko planowanie awizacji takie samo, jak w każdej innej firmie”. Bardzo możliwe, że planowanie harmonogramem pracy magazynu i zarządzanie awizacjami nie jest najtrudniejszym zadaniem w całej firmie, ale na pewno nie jest to zadanie proste – tłumaczy Jakub Warda, Doradca ds. rozwiązań IT dla Logistyki, Logintegra.
Kolejny etap to prace programistyczne i dostosowanie funkcjonalności systemu zgodnie z przygotowanym projektem. Następnie klient testuje system i sprawdza, czy działanie aplikacji odpowiada wcześniejszym ustaleniom. Ostatni etap to wdrożenie Okien czasowych i przeprowadzenie szkolenia.
Wszystkie wymienione czynności mieszczą się w pracach związanych z dostosowaniem i wdrożeniem systemu. Ponieważ wdrożenie składa się z kilku etapów, również kwota za te prace rozliczana jest w transzach. Po wykonaniu i odebraniu przez klienta każdego etapu, wystawiana jest faktura.
Konkretny koszt jesteśmy w stanie przedstawić po wcześniejszym poznaniu potrzeb firmy i wstępnym ustaleniu, jaki zakres funkcjonalności byłby odpowiedni. Czasami wystarczy uruchomienie podstawowego systemu i wykonanie kosmetycznych zmian, ale często niezbędne jest przeprowadzenie szerokiego dostosowania systemu i zintegrowania go z ERP, WMS czy z innym narzędziem, już używanym w przedsiębiorstwie – zastrzega J. Warda
Dodaje, że po uruchomieniu aplikacji, dostawca systemu odpowiada za utrzymanie serwerów, administrację, pomoc szkoleniowo/techniczną dla wszystkich użytkowników, reakcję na awarię 24/7 itp. Ten zakres usług rozliczany jest na zasadzie miesięcznego abonamentu.
Wysokość wynagrodzenia najczęściej uzależniona jest od ilości załadunków/rozładunków, która została utworzona w systemie w ostatnim miesiącu. Mówiąc w skrócie, jeśli system pomaga w obsłudze większej ilości załadunków/rozładunków, miesięczny abonament jest wyższy. Poza sezonem, gdy samochodów jest mniej, a co za tym idzie aplikacja pomaga w obsłudze mniejsze ilości załadunków/rozładunków, jej utrzymanie jest tańsze.