Każda firma handlowa lub produkcyjno-handlowa stawia na jak największą sprzedaż swoich towarów. Rzeczą oczywistą jest, iż celem przetrwania oraz uzyskania dochodu każdej firmy jest osiągnięcie jak największych obrotów i marży. Realizując transakcje sprzedaży i mając również na uwadze zarówno wydajność pracy, jak i obowiązki związane z prowadzeniem firmy, często zapominamy o elementach naszego procesu, które należy w należyty sposób należy dokumentować, co skutkuje nieuchronnym zainteresowaniem fiskusa.
Przykładowa firma dokonuje obrotu towarowego na dużą skalę, inaczej mówiąc kupuje i sprzedaje znaczne ilości towaru z marżą i w zależności od rynku marże te mieszczą się w przedziale od 1,5 do 20 proc. Pracownicy działu sprzedaży skupiają się w większości na problematyce jak pozyskać klienta i jak najdrożej sprzedać towar, ponieważ tak postrzegają swój zakres obowiązków.
W związku z powyższym, firma sprzedając na rynki unijne i do krajów trzecich, optymalizując koszty transportu, robi to według swojej wiedzy z myślą, iż przeprowadza transakcje trójstronne, „neutralizując” po drodze listy przewozowe.
Realizując takie transakcje, na terenie Unii Europejskiej oraz poza nią, firma stosuje preferencyjną stawkę VAT w wysokości 0 proc. W związku z tym, co miesiąc wnioskuje o zwrot już naliczonego podatku VAT, co skutkuje zazwyczaj kontrolą sprawdzającą organu skarbowego, jeszcze zanim nadwyżka podatku zostanie firmie zwrócona.
Wystarczy niedopełnienie któregokolwiek elementu prawnego transakcji handlowej oraz braku prawidłowych dowodów (dokumentów) i z „urzędowego sprawdzania” zaczyna się pełna kontrola w firmie.