Zarządzanie łańcuchem dostaw w celu spełnienia oczekiwań współczesnego klienta jest bardzo wymagające. Jednak już kontrola tego łańcucha niekoniecznie musi być skomplikowana, biorąc pod uwagę możliwość wykorzystania wskaźnika OTIF. Rozwinięcie jego nazwy oznacza „on time in full”, czyli na czas w całości. Co tak naprawdę kryje się za tą krótką definicją i jak w praktyce wykorzystać OTIF?
Pandemia COVID-19 jeszcze bardziej skomplikowała sytuację w zakresie przeniesienia ciężaru sprzedaży z tej wykonywanej za pośrednictwem sklepów stacjonarnych, do rozrastającej się sprzedaży e-commerce w różnych formatach. Niezależnie od kanału dystrybucji, klienci detaliczni oczekują dostępności produktu na półce.
A problem jest niebagatelny. Świetnym przykładem jest rynek amerykański, gdzie branża spożywcza traci co roku od 15 do 20 milionów dolarów sprzedaży z powodu braku dostępności produktów. Stanowi to od 2 do 3 procent całkowitej sprzedaży w tej branży!
Podstawowym wyzwaniem operacyjnych na rynku konsumenta jest więc osiągnięcie wysokich poziomów dostępności produktów na półce przy utrzymaniu niskich kosztów łańcucha dostaw i jednocześnie trzymania pod kontrolą zapasów.
Te cele są coraz trudniejsze do osiągnięcia. Coraz większa komplikacja łańcucha dostaw jest związana z potrzebami klientów, coraz większą ilością asortymentu, rozrastaniem się kanałów dystrybucji i zwiększaniem się ilości promocji.
Jak policzyć „case-fill rate”?
Wraz ze zwiększeniem oczekiwań w kontekście dostępności produktów na półce i obniżania kosztów utrzymywania zapasów, zintensyfikował się nacisk na efektywność dostaw – taka potrzeba wynikła w stosunku do producentów, sieci detalicznych i przewoźników, a efektem ma być stworzenie efektywnych, rzetelnych i responsywnych łańcuchów dostaw.
W swoich wysiłkach związanych z optymalizacją łańcucha dostaw, branża detaliczna ewoluowała w sposobie pomiaru efektywności realizacji zamówień, odchodząc od tradycyjnego „case-fill rate” i adoptując się do bardziej rygorystycznego wskaźnika „on-time in-full” (OTIF).
“Case-Fill rate” jest wskaźnikiem wyrażanym procentowo i oznacza ilość zamówień klienta, które firma może natychmiast wyekspediować z magazynu bez powstawania backorderów (zamówienia, których firma nie jest w stanie zrealizować z bieżącego zapasu ale klienci je zamówili z późniejszą datą realizacji) czy też utraty skali (sprzedaży).
Obliczanie “case fill rate” jest proste. Dzieli się liczbę zrealizowanych zamówień klienta przez liczbę złożonych zamówień klienta. Kiedy pomnoży się wynik przez 100, otrzymuje się wówczas dane procentowe.
(Ilość zamówień klienta zrealizowana ogółem / Ilość zamówień klienta złożonych) * 100
Problematyczny wskaźnik
Jak na tym tle przedstawia się OTIF? Przede wszystkim trzeba mieć świadomość, że brak jest standardowej definicji tego wskaźnika, również ze względu na to, że każdy uczestnik łańcucha dostaw może interpretować go w odmienny sposób.
Bo np. czy „on-time” oznacza datę oczekiwaną przez detalistę czy też może datę obiecaną przez producenta? A może dotyczy terminu dostawy częściowej całego ładunku lub dowolnego terminu szerokiego okna czasowego dla całej dostawy?
Z kolei „in-full” powinien być mierzony z poziomu kompletności zamówienia, linii zamówienia czy wręcz konkretnych opakowań?
Te różnice mają duże znaczenie. Efektywna współpraca w ramach łańcucha dostaw zależy bowiem od precyzji oraz wspólnego zrozumienia oczekiwań względem efektywności realizacji dostaw. Dzisiejsza różnorodność podejść oznacza, że partnerzy tracą czas na niepotrzebne dyskusje o danych, zamiast zajmować się podstawowymi przyczynami problemów z dostawą.
Wzór na OTIF
Mimo opisanych powyżej utrudnień, udało się opracować pewną definicję OTIF, którą możnaby wykorzystywać jako standardową. Wynika z niej, że OTIF jest jednym z kluczowych wskaźników efektywności w przedsiębiorstwach (tzw. KPI – key performance indicator). Wyraża poziom perfekcyjności dostaw (zgodnych z zamówieniem), za pomocą danych procentowych.
Wzór na niego wygląda następująco:
OTIF = % Zgodność ilościowa * % Zgodność jakościowa * % Zgodność terminowa
W jakich sytuacjach można go zastosować? Przedsiębiorstwa wdrażają wskaźnik OTIF bardzo często dla klienta zewnętrznego, ale może być on również stosowany w odniesieniu do czynności logistycznych wewnątrz firmy – może dotyczyć terminowości obiegu dokumentów lub funkcjonowania procesów.
Dzięki wskaźnikowi OTIF dla procesów wewnętrznych, kadra kierownicza może efektywniej monitorować procesy wewnętrzne oraz doskonalić je starając się uzyskać jak najwyższy poziom tego wskaźnika. Co ostatecznie powinno doprowadzić do minimalizacji kosztów obsługi logistyki wewnątrz przedsiębiorstwa, a tym samym doprowadzić do zmniejszenia kosztów łańcucha dostaw w całości.
Są już dowody na próby unikania kar za spóźnione dostawy, które mogły wynikać z braku efektywności po stronie producenta i operacji związanych z łańcuchem dostaw w sieci detalicznej.
Na przykład, ok. 25 proc. dostaw przyjeżdża ponad dwie godziny szybciej, niż jest to wymagane. Wcześniejsze ich rozładowanie może zakłócić działanie centrum dystrybucyjnego, z kolei przetrzymywanie ciężarówek do zaplanowanego czasu powoduje, że aktywa pozostają bezczynne, pochłaniając zdolności produkcyjne branży przy jednoczesnym ponoszeniu kosztów przestojów.
Z drugiej strony tylko 4 proc. przesyłek kierowanych do sprzedawców detalicznych dociera z opóźnieniem ponad 12 godzin, co prawdopodobnie wpłynęłoby na dostępność produktu na półce.
Weryfikacja wiarygodności dostawcy. Jak ją przeprowadzić?
OTIF pomaga również sklasyfikować dostawców na grupy poziomu wiarygodności, co z kolei może pozwolić na redukcję czasu poświęcanego na kontrolę dostaw:
Najwyższy poziom wiarygodności realizacji dostaw
Dla dostawcy z tej grupy, można zastosować kontrole podstawowe, jakimi są sprawdzenia zgodności liczby opakowań i rodzajów asortymentu według dokumentów dostawy. Kontrole szczegółowe można prowadzić tylko w przypadku zaistnienia podejrzenia o ewentualne niezgodności ilościowe i jakościowe.
Podwyższone ryzyko wiarygodności realizacji dostaw
Dla dostawcy z tej grupy kontrole powinno się prowadzić tak jak powyżej, z dodatkowym uwzględnieniem prowadzenia szczegółowej kontroli na narzuconej procentowej wielkości próby (np. 5-10 proc. dostaw kontrolować szczegółowo).
Najwyższe ryzyko wiarygodności dostaw
Dla tego dostawcy z kolei najlepiej prowadzić 100-procentową kontrolę dostawy, ale przyjmując zasadę, że jeżeli pojawi się niezgodność w pierwszym napotkanym opakowaniu, wówczas należy od razu reklamować niezgodność pozostałych, a kosztami sortowania i sprawdzenia całości dostawy obciążać dostawcę.
Podsumowując należy jednoznacznie stwierdzić, że wskaźnik OTIF, jego wdrożenie i ciągły monitoring tak w krótszej, jak i dłuższej perspektywie, znacząco będą wpływać na poprawę efektywności całego łańcucha dostaw. Z kolei jego uniwersalność pozwala na szerokie zastosowanie nie tylko na końcu łańcucha dostaw, czyli przy zapewnieniu dostępności produktu dla klienta detalicznego. Może też skutecznie wpłynąć na usprawnienie procesów wewnątrz każdej firmy, poprawę efektywności działania czy też to, co tak bardzo lubią CFOs – lepszą kontrolę cash flow poprzez optymalizację zarządzania zapasami.
Badania przeprowadzone przez amerykański oddział McKinsey wskazują, że:
– 79 proc. przedsiębiorstw monitoruje OTIF kompleksowo,
– 17 proc. przedsiębiorstw monitoruje OTIF oddzielnie (osobno „on-time” i „w całości”),
– 4 proc. przedsiębiorstw nie monitoruje go wcale.
Fot.pixabay/Goumbik
