Podział terytorialny obszaru działania firmy kluczem do optymalizacji kosztów transportu
W firmach komercyjnych, w których dostawa towaru do Klienta jest zawarta w cenie sprzedaży, Managerowie Logistyki (ML) powinni tak zarządzać dynamiką zmian kosztów wysyłek, by nie przekraczały one poziomu, powyżej którego rentowność firmy może być zagrożona. Inaczej mówiąc koszty transportu do Klientów powinny adekwatnie nadążać za zmianami sprzedaży – tzn. w okresach wzrostu sprzedaży przyrost kosztów dostaw powinien być wolniejszy od przyrostu sprzedaży – a w okresach spadku sprzedaży – spadek kosztów dostaw powinien być szybszy niż spadek sprzedaży.
Takie podejście pozwala redukować koszty transportu, jednak poziom tej redukcji nie może zejść poniżej wartości, która obniży jakość dostaw do Klientów (optymalizacja a nie minimalizacja kosztów). Z drugiej jednak strony, powinniśmy zadbać o to, by, koszty transportu nie przekroczyły wyznaczonego poziomu w stosunku do wielkości sprzedaży (np. 30%), tj. do poziomu wskaźnika wczesnego ostrzegania przed obniżeniem rentowności firmy.
Jak zatem zorganizować system transportu, by pogodzić wszystkie te, nieraz sprzeczne ze sobą, dążenia i umożliwić Managerom Logistyki efektywne zarządzanie kosztami transportu? Dobrą i sprawdzoną praktyką, często używaną w procesie tworzenia sieci transportowej (lub weryfikacji już istniejącego) są dwa czynniki:
– określenie (definicja) obszaru działania firmy (np. teren Polski)
– stworzenie (weryfikacja) struktury organizacyjnej sprzedaży w taki sposób, by wpasowywała się ona w podział kraju (zakładamy, że działamy na terenie Polski) na obszary obsługi/dostaw.
Podział kraju na odpowiednie obszary obsługi zależy od gęstości rozmieszczenia klientów na jego terytorium
Do wizualizacji tego rozmieszczenia na mapie elektronicznej wykorzystujemy technologię GIS i analizy przestrzenne, które pozwalają także nanieść na mapę dodatkowe warstwy danych – w naszym przypadku będą to np. rozkład potoków transportowych i częstotliwość dostaw do poszczególnych skupisk Klientów.
Na bazie tej wizualizacji możemy wyznaczyć optymalne granice między poszczególnymi obszarami obsługi, a sprzedaż może, również optymalnie, przypisać Przedstawicieli Handlowych (PH) – (zarówno sprzedawców zewnętrznych jak i wewnętrznych) do poszczególnych obszarów obsługi – uwzględniając ilość PH na dany obszar jak i ilość obszarów na PH (w jednym obszarze obsługi może działać więcej niż jeden PH – wtedy możemy ten obszar podzielić na mniejsze jednostki np. zony – lub jeden PH może operować na więcej niż jednym obszarze obsługi).
Dla logistyki natomiast jest to podstawa do tworzenia optymalnych tras umożliwiających kumulację wolumenu zamówień na poszczególne kierunki wysyłkowe, umożliwiając tym samym redukcję kosztów transportowych. Jest to również baza umożliwiająca rozmieszczenie lokalnych centrów przeładunkowych czy dystrybucyjnych (tzw. hub’ów), jeśli np. planujemy wprowadzenia transportów liniowych z magazynów głównych do ww. centrów.
Podział terytorialny kraju można wykonać na wiele sposobów wykorzystując analizy przestrzenne
Jedną z metod jest podział całego terytorium na małe jednostki terytorialne np. okręgi (często wykorzystuje się okręgi wyborcze). W zależności od wyników analizy przestrzennej grupujemy okręgi tak, by utworzyć poszczególne obszary obsługi (wyznaczamy ich granice), które najlepiej odwzorowują strukturę organizacyjną sprzedaży na tym terytorium. Wyznaczamy jednocześnie najlepsze trasy, które zapewniają dobrą jakość dostaw dla Klientów przy możliwie minimalnych kosztach. Tego typu podejście umożliwia efektywne zarządzanie podziałem terytorialnym.
Pamiętajmy, że ilość i rozmieszczenie Klientów na terenie kraju zmienia się w czasie, ale dynamika tych zmian nie jest aż tak szybka, by reagować na te zmiany natychmiast – doświadczenie pokazuje, że w ustabilizowanej na rynku firmie regulacje obszarów dostaw/obsługi wystarczy dokonywać raz na rok lub nawet rzadziej. Mając obszar terytorialny podzielony na małe okręgi, regulacji obszarów dostaw możemy dokonać szybko i bez ryzyka popełnienia błędów – jest to kwestia przesunięć okręgów między obszarami obsługi i nowego ich pogrupowania. Warto też wspomnieć, że grupowanie można rozszerzyć łącząc obszary obsługi/dostaw w większe jednostki takie jak regiony czy dystrykty handlowe adekwatnie do struktury organizacyjnej sprzedaży.
Podstawą zarządzania podziałem terytorialnym jest system informatyczny przeważnie klasy ERP
Zgodnie z przyjętą powyżej zasadą podziału terytorialnego, każdy Klient powinien być przypisany do danego okręgu na mapie elektronicznej. Dokonuje się tego poprzez geo-kodowanie jego adresu dostaw. Tworzenie obszarów obsługi/dostaw to grupowanie poszczególnych okręgów w odpowiedniej tabeli. Odnosi się to także do regionów i dystryktów. Wszelkie zmiany w podziale terytorialnym, czy też w strukturze organizacyjnej sprzedaży, jest bardzo proste – wystarczy bowiem zmodyfikować odpowiednie tabele w systemie, by takiej modyfikacji dokonać. Pamiętajmy, że poprawność danych w bazie klientów, w szczególności danych adresowych, jest warunkiem efektywnego zarządzania podziałem terytorialnym.
Fot: Fot. pixabay/FirmBee
Komentarz redakcji:
Za tydzień kolejna część serii „Efektywne zarzadzanie transportem i optymalizacją jego kosztów w firmie komercyjnej”. Tematem artykułu będzie „Oferta dostaw zorientowana na redukcję kosztów i dobrą obsługę klienta.”
Kontakt do autora: logart@onet.pl