Czy w czasach globalnego kurczenia się rynku starczy miejsca dla wszystkich? Czy jestem odporny na koronakryzys i czy ten rodzaj spowolnienia nie odbije się za bardzo na mojej firmie? Z perspektywy „cost-killera” najlepiej byłoby skorzystać z okazji i uciec z branży, ale nie jest to takie proste. Dlaczego? Bo stałe koszty, które dobijają nas codziennie nie za bardzo pozwalają na ruchy i stajemy się niewolnikami naszej firmy przy okazji modląc się o lepsze czasy w przyszłości.
Czy tak powinno być w rzeczywistości i czy istnieje szansa na szybką zmianę, która pozwoli mi na oszczędności i relatywnie szybką drogę do ograniczenia wydatków? Jest parę takich sposobów i uważam, że każdy z nich może być sposobem dla Ciebie. Nie mówię tu wcale o wręczeniu 100 wypowiedzeń tylko o kilku sposobach, do których należy się specjalnie przygotować. Przedstawiam pięć takich, które pozwolą na realne oszczędności dla przewoźnika.
Sposób 1 – na paliwo
Bardzo często jedynym sposobem dla przedsiębiorcy, by oszczędzić na paliwie jest obciążyć „za przepał” pracownika. Nie jest to jednak ani właściwe pod względem prawnym, ani też etyczne. Tacy pracodawcy przez kierowców określani są „dziadtransami” i dla takich, jak wiadomo, „nie wolno pracować”. Zamiast tego proponuję dwa wyjścia:
Po pierwsze kupować paliwo od hurtownika np. przez zakup paliwa z jego zbiornika na „moim” placu i oszczędności rzędu 15-18 groszy na każdym litrze. Wiem, że przy jednym samochodzie i 10 tysiącach kilometrów to nie jest duży zysk, ale policzmy: 10 tys. km to 100 jednostek x np. 30 litrów na 100 km. Przy 15 groszach na pojazd to oszczędność rzędu 450 zł – mało powiecie? A jeśli ktoś ma 20 samochodów? To już… 9 tysięcy. A rocznie? 108 tysięcy i tutaj chyba nie muszę nic dodawać.
A co z tymi, którzy uważają, że należy jednak przymuszać kierowców do oszczędności? W pełni się z nimi zgadzam, dlatego jako drugie wyjście proponuję jazdę ekonomiczną tzw. ecodriving. Kierowca, który ze wspomnianych 30 litrów (nie przywiązujcie się drodzy czytelnicy do tej liczby) zejdzie do poziomu 28 litrów to oszczędność 280 litrów miesięcznie. Licząc, że paliwo kosztuje netto około 3,50 zł (optymistycznie) to oszczędność na pojeździe wynosi… 980 złotych. Zabawne jest to, że kurs dla takiego kierowcy kosztuje właśnie około 1000, więc po miesiącu mamy prawo wymagać dobrej jazdy, ale tylko od tych przeszkolonych, którzy wiedzą czym jest jazda defensywna i ekonomiczna.
Załóżmy, że mamy 20 pojazdów i nasze oszczędności wynoszą 980 złotych na pojazd. W skali roku mamy kolejne… 235 tysięcy złotych. Czyli na paliwie jesteśmy w stanie oszczędzić aż… 340 tysięcy złotych.
Sposób 2 – na ubezpieczenie
Obowiązkowe ubezpieczenia pojazdów, czy też ubezpieczenia z tytułu Odpowiedzialności Cywilnej Przewoźnika, są często dużym kosztem. Posiadając duży tabor należy sprawdzić, czy uda się odpowiednio dobrać ofertę.
Po pierwsze – pamiętajcie, że dobry broker ubezpieczeniowy jest w stanie nie tylko ograniczyć te wydatki, ale jeszcze współpracować tak z ubezpieczycielami, by w prosty sposób skonstruować ofertę, pilnować i niwelować skutki ewentualnych szkód, aby była ona opłacalna. Traktujcie brokera jak waszego „adwokata”, a nie jak tego, który chce od was wyciągać pieniądze. Jeśli na obecnie twój pakiet OC/AC wynosi powyżej 15 tys. zł w składce jednorazowej – już dzisiaj dzwoń do brokera, bo jest on w stanie umówić się z ubezpieczycielem, dać ci lepszą ofertę i dopilnować byś nie przepłacał.
Pamiętaj także, że pieniądz kosztuje w czasie, dlatego płatność jednorazowa jest zawsze tańsza niż płatność ratalna. Na pierwszym rozwiązaniu jesteś w stanie oszczędzić 3000 rocznie na pojeździe – drugie to dodatkowe 1,5 tysiąca – razem 4500 razy 20 pojazdów i mamy kolejne 90 tysięcy zł.
Sposób 3 – na leasing i opłaty dodatkowe
Obecnie firmy leasingowe dwoją się i troją, by w prosty sposób dopomóc swoim leasingobiorcom i ma to logiczne uzasadnienie. Dzisiaj dobrze obsłużony klient (a takim jesteście dla leasingodawców) będzie wracał, natomiast klient, któremu w trudnym momencie wbito szpilę – odejdzie przy pierwszym możliwym momencie.
Niestety mam złą informację – nie da się zmniejszyć kosztów raty leasingowej – nie liczcie na to (chyba, że ułożycie nowy harmonogram i np. z 3 lat przejdziecie na okres 4-letni leasingu). Możecie za to domagać się zmian w tabeli opłat i prowizji.
Pozwoli to na spore oszczędności chociażby przy opłatach, które występują u was często (np. wskazanie użytkownika pojazdu). I tu istotna uwaga – nie nalegajcie koniecznie, by obniżyć wam wszystkie opłaty. Skupcie się na tych, które mogą być dla was istotne. Dla jednego to np. opłata za wskazanie kierującego, a dla innego, który majątek przed końcem leasingu przepisuje do innej spółki i tam dopiero wykupuje – jest to opłata za rozpatrzenie wniosku o cesję.
Przy 20 pojazdach i 20 naczepach – śmiało w 4-letnim okresie możemy oszczędzić kolejne 40 tysięcy czyli ok. 10 tys. zł rocznie. A to prawie 1000 miesięcznie.
Sposób 4 – na administrację, księgowość, wysyłki i pozostałe usługi
Staropolskie przysłowie mówi, że jak sobie pościelisz, tak się wyśpisz. W teorii zarządzania organizacja powinna być tak skonstruowana, by nie zjadała sama siebie. Ile to ja pięknych biur, biznes deweloperów, HR partnerów i innych ważnych stanowisk widziałem, które nie przekładały się bezpośrednio na wynik osiągany przez zespół spedytorski? A ile wartości dokładają nam procedury, które sobie zmieniamy? I tylko ten kierowca wciąż siedzi „za fajerą” i narzeka, że się z nikim dogadać nie może.
Czy jesteś w stanie policzyć ile trwa księgowanie jednego dokumentu w firmie? Załóżmy, że mamy 20 pojazdów i każdy jest fakturowany 20 razy w miesiącu (codziennie jedna trasa) – mamy więc 20×20 = 400 dokumentów. A jeśli za każdy dokument płacimy księgowej 10 zł to… czy nie taniej będzie mieć zewnętrzną księgowość? Jeśli do tego mamy tylko 20 faktur za leasing, jedną za oszczędzone paliwo i jeszcze 50 innych, to może warto skalkulować i powiedzieć sobie, że zewnętrzna księgowość świadczy takie usługi też dla innych, co daje nam efekt synergii i dzięki temu zmniejszam swoje rzeczywiste koszty do poziomu rzeczywistej liczby księgowań? Oszczędność? 60 tys. zł rocznie? Zdaje się, że nawet więcej.
A co jeśli znajdziemy tańszy abonament telefoniczny i oszczędzimy miesięcznie 500 złotych (przy około 30 numerach jest to możliwe) – to kolejne 6 tys. zł rocznie? A telematyka do pojazdów? Są już w Polsce firmy, które sprzedają usługi prepaid za kwotę około 10 euro – no powiedzmy 50 złotych miesięcznie. To przy dotychczasowych 20 euro oszczędność około 30 złotych na samochodzie x 20 pojazdów to rocznie… 7200 zł.
A poczta? Zamiast wysłać list polecony za 8,50 zł wysyłać bezpośrednio online – oszczędność czasu i pieniędzy, jeśli tylko z 400 dokumentów uda nam się obsłużyć chociaż 25 proc. w ten sposób, to dalsza oszczędność rocznie wyniesie kolejne 7 tys. zł.
A może twoje biuro jest za duże i możesz skierować pracowników na „home office” – przecież i tak teraz w ten sposób pracują i świat się nie zawalił. Jak będą chcieli, to oszczędzisz na biurze – kolejne 12 tys. zł rocznie.
Czy to wszystko? Nie, mam jeszcze pomysł – sam wymyśl, na czym warto oszczędzić i co będziesz robił z zaoszczędzonymi pieniędzmi. A najlepiej daj zarobić swoim pracownikom, bo czeka cię jeszcze kolejny sposób.
Sposób 5 – zarabiaj razem z pracownikami
Ostatni sposób jest tylko dla odważnych. Podziel się zyskami, ale w sposób rozsądny, nie wyimaginowany. Jeśli twój pracownik ma podstawę – to pamiętaj, ona jest święta, ale jeśli masz też część ruchomą, to daj zarobić pracownikowi np. z tytułu oszczędności.
Jak to? – zapytasz. Proste – odpowiem. Jeśli oszczędzisz na paliwie więcej niż się spodziewasz – np. kierowca zrobi normę poniżej 26 litrów, a ty go przeszkoliłeś i wiesz, że możecie jeździć ze średnią 28 – to daj mu nawet 50 proc. wartości pieniędzy oszczędzonych na spalaniu. I tak wygrałeś swoje 50 proc. które wydałbyś na spalone paliwo, a spowodujesz, że zadowolony pracownik będzie dbał o swoją robotę.
A na czym ty oszczędzisz dodatkowo? On jeżdżąc zgodnie z zasadami jazdy defensywnej mniej zużyje klocki hamulcowe, opony i inne naprawdę drogie materiały eksploatacyjne. A co z pracownikami biurowymi? Nikt tak bardzo nie zadba o swoje pieniądze jak człowiek, który wie jak ciężko je zarobić. Czy pani z recepcji, która zazwyczaj kupuje materiały biurowe powinna dostać premię od oszczędności? Powiedzmy oszczędzi na wydatkach biurowych około 4 tys. złotych rocznie – to ile od tego dostanie premii? Możesz się z nią tym podzielić? Przecież jeśli dasz jej 800 złotych premii to i tak oszczędziłeś 3200 zł. Czy wolisz, by takie pieniądze uciekały między palcami? Czy może wszystkiego sam dopilnujesz?
A wiesz jak zbudować progresywny system motywacyjny dla spedytorów? Może dać ekstra premię za np. ekstra wynik i czy ekstra pracownik będzie chciał go zrobić? Bo jeśli zazwyczaj robi wynik w granicach 20 tys. zł zysku, to może warto dać mu dodatkowe 10 tys. złotych za wynik powyżej 40 tys. – dzięki temu on zarobi i będzie pilnował takiej pracy, a ty zarobisz jeszcze więcej.
Nie bądź Syzyfem, lepiej poszukaj Argonautów do pomocy
Wiem czytelniku, że zgubiłeś się gdzieś w tych obliczeniach, nie wiesz czy liczysz już zyski, czy oszczędności oraz czy w ogóle jesteś w stanie samemu nad tym zapanować. Odpowiedź brzmi: jesteś. Jednak pod warunkiem, że nie działasz na zasadzie „tu i teraz”, ale z prognozowaniem, budżetowaniem i rozliczaniem pracy.
Bo przedsiębiorca w dobie kryzysu to ten, który potrafi podejmować odważne decyzje, dzieli się pracą i zyskami, buduje zespół i nie ma strachu, że ktoś także zarobi na jego sukcesie. Pamiętaj – Syzyf pchał kamień sam i wiemy jak się to kończyło. Natomiast Jazon do zdobycia wspólnego celu zaprosił innych Argonautów. I obyś miał w swoim zespole takich.
Dla tych, którzy nie wiedzą jak poradzić sobie z doborem Argonautów, bądź szukających zewnętrznej pomocy, zachęcam do kontaktu – znajdziecie mnie na LinkedIn.
Fot. Pixabay/kreatikar