Wartungsplaner in der Logistik: Wie Timly im Praxiseinsatz überzeugt
Wartungsplaner und Werkzeugverwaltung sind nicht nur etwas für Handwerksbetriebe. Branchenübergreifend gehen Unternehmen dazu über, ihre sämtlichen Arbeitsmittel mit einer professionellen Inventar-Software zu verwalten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es ist jederzeit bequem abrufbar, wo sich das gewünschte Werkzeug befindet und in welchem Zustand es ist.
Verantwortliche Person, aktueller Wartungszustand und anstehende Termine im Wartungsplaner sind bei einer Software zur Werkzeugverwaltung fest mit jedem Betriebsmittel verknüpft. Intelligente Schnittstellen – etwa über mobile Apps – sorgen dafür, dass die Daten dort vorliegen, wo sie benötigt werden. Der Logistik-Riese Fiege setzt beispielsweise auf die Software des Schweizer Unternehmens Timly. Ein erstes Feedback der Verantwortlichen fällt positiv aus: Wartungsplaner und digitale Werkzeugverwaltung überzeugen in der Praxis.
Digitale Werkzeugverwaltung von Timly sorgt für Transparenz
Hinter Timly steckt eine einfache Idee. Jede Art von Betriebsmittel, nicht nur Maschinen und Werkzeuge, lassen sich in den dynamischen Profilen der Inventar-Software erfassen. Die aufzunehmenden Daten orientieren sich dabei an den Erfordernissen. Für Büroausstattung können dies Artikelbezeichnung und Standort sein, für Maschinen und Anlagen beispielsweise Bedienungsanleitungen, Wartungshistorie und Prüftermine.
Verantwortliche haben mit einfachen Abfragen in der Administrationsoberfläche der digitalen Werkzeugverwaltung einen permanenten und umfassenden Überblick über Quantität und Qualität des Inventarbestands. Die Datensätze werden in einer von Timly administrierten und gesicherten Cloud gespeichert. Standort der verwendeten Server ist Deutschland. Die Einhaltung aller Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) garantiert der Anbieter. Für zusätzliche Sicherheit sorgt eine feingranulare Benutzer- und Rechteverwaltung.
Die digitale Werkzeugverwaltung und Wartungsplaner dargestellt (Copyright: Timly Software AG)
Als Identifikationsmerkmal für Gegenstände dient ein QR-Code, der als Aufkleber an jedem Asset befestigt wird. Durch einfaches Einscannen ist es für Mitarbeiter möglich, auf die notwendigen Informationen zuzugreifen. Eintragungen und Aktualisierungen sind mit jedem internetfähigen Endgerät möglich. Auf diese Weise sind persönliche Zuordnungen von hochwertigem Werkzeug einfach umsetzbar. Dies sorgt erfahrungsgemäß für einen sorgsameren Umgang und mindert unerwünschte Verluste. Wartungstermine und anstehende Prüfungen lassen sich per E-Mail an Verantwortliche und eventuelle Partnerunternehmen steuern.
Der hohe Grad der Spezialisierung von Timly auf die Inventarverwaltung sorgt dafür, dass die Entwickler immer neue nützliche Features zur Vereinfachung der Verwaltung implementieren. Dazu zählt beispielsweise eine mit der Werkzeugverwaltung kombinierbare Personalverwaltung, in der notwendige Qualifikationen zur Bedienung von Arbeitsmitteln erfasst werden können.
Damit sehen Disponenten bei der Zuteilung einer Maschine, ob der vorgesehene Mitarbeiter über notwendige Berechtigungsnachweise verfügt. Zur Vereinfachung einer personalintensiven Aufgabe dient der spezielle Inventurmodus von Timly. Das Erstellen und Verteilen von Inventarlisten entfallen. Die Mitarbeiter müssen bei der Inventur nur den QR-Code der Gegenstände einscannen und den Inventur-Prozess abschließen.
Mit der Werkzeugverwaltung-App arbeiten
Wenn der Server der Software-Lösung von Timly das Gehirn ist, so stellt die für Smartphones und Tablets optimierte App das Herzstück für Werkzeugverwaltung und Wartungsplaner dar. Anwender sind es in der heutigen Zeit gewohnt, auf ihrem Smartphone alle Informationen und Services permanent griffbereit in der Tasche bei sich zu tragen. Fehlende Informationen sind nur eine Abfrage bei Google oder Wikipedia entfernt.
Genauso wird es zur Gewohnheit, bei der Übernahme eines Arbeitsmittels den QR-Code mit der Timly-App einzuscannen. So haben Mitarbeiter wichtige Bedienhinweise, Dokumentationen und Wartungsplaner einer Maschine denkbar einfach im Blick. Den entscheidenden Unterschied macht es, dass dieser Zugriff von jeglichem Standort aus möglich ist – sei es eine unübersichtliche Lagerhalle oder unterwegs beim Kunden.
Als Wartungsplaner Excel kostenlos nutzen – eine gängige Alternative?
Die Anschaffung einer Software für Werkzeugverwaltung und Wartungsplanung ist natürlich mit Kosten verbunden. Auch die Logistik-Branche hat seit Jahren mit Preissteigerungen zu kämpfen. Da sind kostenfreie oder bereits angeschaffte Software-Lösungen eine willkommene Alternative. Gegenüber einem dedizierten Wartungsplaner hat Excel aber zahlreiche Nachteile:
- Mit wachsendem Datenbestand werden Exceltabellen unübersichtlich
- Eine Benutzerverwaltung ist meist nur über Makros und Skripte möglich
- Für einen Netzwerkzugriff muss ein sicherer Online-Speicher eingerichtet werden
- Große Exceltabellen sind für Mobilgeräte nicht geeignet
Eine konsequent umgesetzte ganzheitliche Inventarverwaltung ist so nicht möglich, da das dynamische Geschehen in einem Logistikbetrieb, an dem Lademittel und Maschinen permanent Standort und Nutzer wechseln, kaum mit vertretbarem Arbeitsaufwand in einer Excel-Liste abgebildet werden kann.
Inventar digitalisieren – für Fiege hat es sich gelohnt
Der Logistik-Dienstleister Fiege gehört zu den Branchenriesen und ist dabei ein typischer Vertreter seiner Art. Das Unternehmen hat mehrere tausend Mitarbeiter, verteilt auf Standorte in der ganzen Welt. Die Fiege Logistik (Schweiz) AG nutzt seit fast zwei Jahren die Timly Inventarisierungssoftware für die Werkzeugverwaltung und als Wartungsplaner in bislang vier Niederlassungen. Dabei organisiert das Unternehmen sein gesamtes Facility Management mit der Inventar-Software.
Verantwortliche loben insbesondere die permanente Aktualität des Überblicks, in dem „Karteileichen” der Vergangenheit angehören. Zudem sind Berichtspflichten auf Knopfdruck zu gewährleisten. Es ist nicht mehr wie in der Vergangenheit nötig, belastbare Zahlen über Bestand und Verbrauch umständlich aus mehreren Listen zusammenzutragen und manuell zu verknüpfen.
FIEGE nutzt die Werkzeugverwaltung mit Wartungsplaner (Copyright: Shutterstock.com)
Wartungsplaner-App als unverzichtbares Tool bei Fiege
Neben betriebswirtschaftlichen Vorteilen war einer der Hauptgründe für die Einführung von Timly bei Fiege die einfache Verwaltung von Wartungs- und Prüfterminen. Mit dem integrierten Wartungsplaner bleibt auch nicht permanent im Blickfeld befindliches Inventar wie Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Material und Rauchmelder im Fokus.
Dazu kommen Prüfpflichten elektrischer Anlagen, Sicherheitschecks von Maschinen und Werkzeugen nach Vorgaben der SUVA (Schweizerische Unfallversicherungsanstalt) sowie anstehende Reparaturen und Instandhaltungen. Mitarbeiter können sich bei Fiege mit einem Blick auf den Wartungsplaner vom funktionsfähigen Zustand ihrer Arbeitsmittel überzeugen, indem sie den daran befindlichen QR-Code mit ihrem Smartphone einscannen.
Ihnen werden dann beispielsweise anstehende Termine und Dokumentationen vergangener Wartungen angezeigt. Gerade die intuitive Bedienung mit einer zeitgemäß designten App sorgt für die notwendige Akzeptanz bei der Belegschaft von Fiege. Ein weiteres Plus ist die Vernetzung mit Verantwortlichen und Servicepartnern.
Auftretende Probleme werden über die App gemeldet und landen direkt bei den zuständigen Ansprechpartnern. Das spart Arbeitszeit und minimiert die Gefahr, dass Meldungen aus Bequemlichkeit oder Vergesslichkeit unterbleiben.
Effizienzsteigerung und Kostenkontrolle mit digitaler Werkzeugverwaltung
Viele Arbeitsabläufe in Logistik-Unternehmen sind bereits optimiert und bieten kaum noch Einsparpotenziale. Das sollte Verantwortliche ermuntern, Themenbereiche in den Fokus zu rücken, die bislang womöglich als lästige Pflichtaufgabe gesehen wurden. Inventarverwaltung, Werkzeugverwaltung und Wartungsplaner zählen ohne Frage zu den Themenfeldern, mit denen wertvolle Arbeitszeit aber auch kostbare Ressourcen eingespart werden können.